ISO资料管理系统用户手册

`⚠️本系统工具仅用于辅助团队跟踪项目进展、存储过程数据，提供生成报告、文档等内容的参考依据，工具记录的内容不构成审核过程的法定证据，不得单独作为合规性审查、质量认证或法律纠纷的依据。`

1.安装

1安装

1.1文件安装后，直接启动 PRCISO.exe。
1.2输入密钥进行登录，密钥需向管理员获取，

1）代理设置无需操作，此功能是为企业版，实现用户自己本地部署数据库） 2）如果有病毒报错，可以在病毒软件中添加白名单。

1.3 登记用户信息

2、界面设置

2.1路径设置

初次登录需要设置相关配置。
1、企业资料路径，用于保存企业的营业执照、资质文件、平面图等资料
2、输出路径，保存资料输出的文件路径。

3、认证机构登记

认证机构的设置，用于输出申请书、认证合同以及不合格整改时获取相应机构的模版。

3、操作流程

新建项目 =>基本信息登记、组织架构信息登记=> 新建认证类型=>新建内审和管评信息

登记体系相关信息（包括供方、合同、人员信息等）=> 登记项目信息（必要时）=>查看提示信息

==>全部输出 =>资料检查

专项记录,可通过其他工具专项输出

4、功能介绍

4.1项目查询

查询方式包括：按照体系类型、范围、行业性质（Q）筛选，以及关键字及项目编号查询，也可通过历史登陆信息导入。

1）按照认证类型查询

2）按照认证范围查询

3）按照关键字或者项目ID查询

4.2项目信息登记

4.2.1公司基本信息及组织架构

1）公司信息会有完善的信息提示，按照提示完善或修改相关信息;
2）公司信息包括公司基本信息、组织架构、内审信息、体系信息等;
3）登记内审信息、体系相关信息时，需先新建体系类型（如Q\QE\QES\IS\ISIT等），或选择已登记的体系类型后，方能进行下一步登记。

4.2.2 新建或增加认证类型

1）目前涉及的体系包括：Q\E\S\QE\QS\QES\QCES\IS\IST\IT\BC\ISITBC\ISPI\ISITPI\ISITPIBC\FS\QESFS\SA\SCS等30余种，后面会增加ITSS及其他体系及相关组合。
2）登记的信息包括体系建立日期和资料整理日期，初次认证时，体系建立日期即资料整理日期；监督审核时，需调整资料整理日期。
3）体系信息登记时，若判断有新标准发布，系统会提示选择新标准还是旧标准（如ISO9001的2015或2025版）。

4.2.3 职能分配设定

职责的设定如下，不同的认证类型，会提示必须选择的职责；
1）协同部门：为必选项，所有的体系均涉及；
2）主控部门：对应的是ISO9001的8.1章节以及体系认证范围有关的职责，其他体系也适用；
3）其他相关：为辅助部门，针对不同的体系会涉及，如ISO27001会涉及网管部门；
4）体系实施部门：体系相关的执行部门，该职责不同于体系主控部门，如知识产权检索、生产的环境安全实施，可以不是体系建立部门。

4.2.4内审、管评信息

1）内审日期可手动设定，也可以根据体系类型自动识别，日期避开了周六日；
2）选定不合格项和管理评审改进项目，也可查看内审不合格描述，作为参考
2）内审及管评的体系类型默认为选中的体系类型，也可以自行选择不同组合的认证类型。
3）可预览内审计划的安排，可调整内审时间跨度。

4.2.5 体系相关信息

1）体系相关信息包括、QES信息、IS信息、IT信息（项目信息）、IP信息、BC信息、En信息等。
2）体系信息登记越全面，输出的资料颗粒度越细。

4.2.6 其他信息

1）其他信息的登记通过拖拽和系统登记两种方法；
2）公司资质、其他资质、平面图、拓扑图等信息，通过资料存档模块进行图片拖拽登记。
3）公司LOGO不是必须，如果录入会在一级、二级文件的封面中会增加公司LOGO显示）
4）公司介绍、公共信息（供方、合同台账、人员名单）、体系相关（设备台账、计量台账、信息资产）等会，通过系统双击后登记， 5）同时项目信息体系也会根据选择的体系类型做出判断。

4.3信息预览

4.3.1总体信息内容

此功能大部分为信息展示模块，该信息仅作日常工作的参考；

4.3.2组织架构

按照登记的部门及职责分配，可展示组织架构，单击界面切换预览类型（组织架构、人员分配、职能分配）

4.3.3 职能分配表

展示选中的体系的条款及职责分配，可右键切换内容，包括切换附录A(ISO27001涉及)、导出EXCEL ，查看是否漏掉主控部门。（职能分配表只能预览，无法修改）

4.3.4 体系信息预览

预览的信息包括：文件清单、记录清单、部门职责描述、公共部门记录（内外部环境因素、风险和机遇、相关方需求、目标分解、目标考核、内审情况、管理评审情况等）

4.3.5体系变更

体系变更主要登记管理手册的版本变化，方便管理手册输出时的版本描述，体系记录的变更也会导致文件发放记录的调整。
(版本的编号，可通过系统设置中进行切换，如A/0 或v1.0)

4.3.6 日期预览

1）日期信息与内审日期有关，需先设定内容的日期后，系统会自动整理其他记录的时间安排；
2）日期为系统自动生成，避开了节假日，且日期可自行手动调整。

4.3.7 日志查看

查看信息修改的日志以及文档输出的日志等。

4.4资料输出部分

资料输出包括：
1）全部资料输出；
2）一二级文件输出
3）公共部分的记录输出
4）体系相关记录输出
5）审核须知、认证合同、申请书（此输出需认证机构的合同支持）等输出
6）常见记录范本输出

模块名称	内容
全部记录	输出体系涉及的所有一级、二级文件、记录（大部分公共部分记录、体系专项记录，特定的项目相关记录需企业后期完善）
一、二级文件	管理手册、程序文件、管理制度、安全策略、应急响应等
公共记录	第四、五、六、七、九、十章节（包括内审、管评）
专项体系记录	涉及多种体系的特定记录，如环境因素识别、法律法规等
项目记录	软件开发、集成、工程施工、硬件研发、ISO20000的项目资料以及其他等
申请记录	申请书、合同、临时场所，审核注意事项等
范本	记录范本
其他输出	见工具管理模块

资料输出预览

下面为部分体系资料全部输出的过程，资料输出的时间与电脑配置有关，预计：70-200秒

●质量管理体系（Q）

●信息安全、信息技术服务管理体系(ISIT)

●信息安全、信息技术服务、业务连续、隐私管理体系(ISITBCPI)

●知识管理体系(IP)

●业务连续性管理体系(BC)

●食品安全管理体系(FS)

●社会责任管理体系(SA)

内审、管评的输出可以自定义体系类型，进行组合输出，并考虑了新老标准的换版。

部分资料输出预览

4.5其他工具

此模块主要针对各类体系的具体要求的专项输出（后期在不断完善和增加）

4.5.1培训记录

1）体系类型设定及日期设定，可默认体系选定类型，也可增加体系类型，日期可按照初审、监督的不同分别筛选;
2）顺序调整，可系统默认顺序、自动打乱顺序、手动调整顺序;
3）输出设置（输出日期到当天；输出PDF；手动\自动添加培训人员）；
4）可选择培训签到表和培训记录分开或合并
5）培训日期，自动避开节假日

4.5.2资料准备明细

1）资料明细的准备，可按照资料准备的主体进行切换（企业、咨询、企业+咨询）;
2）审核类型可切换初审、监督;
3）导出EXCEL;
4）保存或读取调整后的资料准备明细，方便第二年使用。

4.5.3 常见不合格描述

记录了常见的不合格的整改描述，也可输出不合格报告（需认证机构纠正措施表模板支持）、培训记录等。

4.5.4供方、合同、人员等台账

1、外来文件,是指系统的数据库中没有的非常规的外来文件，一般质量管理体系会涉及，需单独登记与产品相关的法律法规或标准，会在后期资料输出后添加到输出的外来文件中;
2、供方名录，同时可导出供方评价、服务评价等；
3、合同台账,可导出合同评审、工程回访计划（工程施工行业）
4、人员名单,可导出员工绩效考核记录
5、设备台账可导出维修计划和维修记录
6、以上信息可手动录入（录入分两种，点击项目模式切换），或者用系统中的标准EXCEL模板登记后，拖入此面板进行更新。

4.5.5 常见标准查询

提供了常用的ISO标准，用户可自行添加。（文件格式为TXT格式，放在目中的\data\标准中，条款前面加上■ 方便目录识别）

4.5.6顾客满意度

1、顾客满意可通过：(手动录入客户信息、获取合同台账及项目的客户信息)

2、数据库按钮，为导出系统保存的客户信息，保存按钮用于保存手动录入的客户信息，方便下次使用。

3、客户满意的分值可以切换（上一个或者下一个），自动进行分析，也可以AI协助分析，（AI反应较慢，暂不推荐）

4.5.7 软件确认、应急演练、法律法规

4.5.8数据分析

1、数据分析模块主要为生产过程的数据进行分析，前期录入产品和数量信息后数据自动生成，暂不能人工修改。

2、分析模块为输出分析的图标

3、导出的"数据分析报告"结合数据和图表，并后台进行分析后导出WORD。（AI分析后期完善中，暂不能使用）

4.5.9 环境因素识别

1）目前正在完善其他工序，后期会增加危险源辨识。（AI 查询目前没有完善）
2）预览或者导出的信息包括，环境因素、重要环境因素、管理方案、以及以上三个整合。

4.5.10 生产记录导出

（后期完善其他产品，该模板可用户自行设计，目前设计相对复杂，后期简化）

4.5.11 信息安全资产管理

1、信息资产可手动选择或者采用默认的资产，也可以采用WEB端，用户选择。
2、导出的信息资产清单，或自动识别IS模块已经登记的网络设备、服务器、信息系统。
3、资产分析及风险评估报告，可通过 2中选择的资产，或者拖入手动调整后的资产台账，进行分析（建议手动调整后导出）。
4、资产清单手动调整或输出后，右键“资产清单”图标，会自动保存在"企业资料"路径中，方便下次打开直接导入。